Postanowienia ogólne

§ 1

Celem Polonijnego Turnieju Gier Planszowych IPN im. Misia Wojtka, zwanego dalej „Turniejem”, jest edukacja historyczna przy wykorzystaniu gier planszowych wydanych przez Instytut Pamięci Narodowej – Komisję Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu oraz zapoznanie uczniów z zasadami rywalizacji w duchu fair play „zwyciężaj bez pychy, przegrywaj bez urazy”.

§ 2

1. Podmiotem prowadzącym Turniej jest Instytut Pamięci Narodowej – Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, z siedzibą w Warszawie, ul. Janusza Kurtyki 1, 02-676 Warszawa, NIP: 525-21-80-487, zwany dalej „Organizatorem”.
2. Organizator zleca wykonanie części zadań Organizatora z zakresu organizacji Turnieju Fundacji Polonica z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa, zwanej dalej „Wykonawcą”.

§ 3

1. Turniej odbywa się w dwóch etapach:

• Etap I – kwalifikacje do finału w okresie od września 2023 r. do grudnia 2023 r., zwane dalej „Kwalifikacjami”;
• Etap II – finał IV Polonijnego Turnieju Gier Planszowych IPN im. Misia Wojtka w maju 2024 r. stacjonarnie w Warszawie, zwany dalej „Finałem”.

Etap I – Kwalifikacje
Udział w Kwalifikacjach Stacjonarnych i Online

§ 4

1. Kwalifikacje rozgrywane są w dwóch formach: stacjonarnej i online.

2. Drużyna składa się z 6 osób:

• pięciu członków drużyny uczestniczących w rozgrywkach;
• opiekuna drużyny – osoby pełnoletniej – opiekuna jednej, dwóch, trzech lub maksymalnie czterech drużyn z jednej szkoły, organizacji lub inicjatywy,
  o których mowa w ust. 6.

3. Członkami drużyny, o których mowa w ust. 2 pkt 1, mogą być uczniowie urodzeni
   w latach 2002-2014:
   • młodsi uczniowie, urodzeni w latach 2009-2014, grają w gry Miś Wojtek
     i ZnajZnak;
   • starsi uczniowie, urodzeni w latach 2002-2014, grają w gry 303, 111 i 7 (Gwiaździsta Eskadra).
4. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może wyrazić zgodę na udział młodszego zawodnika (rok urodzenia 2015-2016).
5. Członkami drużyny, o której mowa w ust. 2, nie mogą być pracownicy Organizatora i Wykonawcy, a także członkowie najbliższej rodziny tych osób. Przez członków najbliższej rodziny rozumie się: wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, małżonków, rodziców małżonków i osoby pozostające w stosunku przysposobienia. Członkami drużyny, o której mowa w ust. 2, nie mogą być również osoby pozostające z Organizatorem i Wykonawcą w stosunku cywilnoprawnym oraz ich najbliższa rodzina.
6. Zgłoszenia drużyny mogą dokonać następujące podmioty: szkoła polska lub polonijna, organizacja polonijna albo polonijna inicjatywa rodzicielska z całego świata z wyłączeniem terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Jeden podmiot może zgłosić do Turnieju maksymalnie cztery drużyny wraz z opiekunami.
7. Zgłoszenia do udziału w Kwalifikacjach online można wysyłać od 1 sierpnia 2023 r. od godz. 8:00 czasu polskiego do 15 września 2023 r. do godziny 24:00 czasu polskiego.
8. O udziale w Kwalifikacjach online decyduje kolejność przesłanych zgłoszeń.
9. Zgłoszenia do udziału w Kwalifikacjach online dokonuje się poprzez wpisanie odpowiednich danych w linku do zapisów:

http://polonica.org.pl/projekty/turniej polonijny/zapisy/ oraz załączenie plików:

• zeskanowanego, poprawnie wypełnionego formularza zgłoszenia drużyny, stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu,
• grupowego zdjęcia albo jeżeli nie jest to możliwe, sześciu oddzielnych zdjęć z adnotacjami o imionach i nazwiskach pozwalającymi przyporządkować dane osobowe do zdjęcia (w celach identyfikacyjnych oraz promujących Turniej).

10. Lista drużyn uczestniczących w kwalifikacjach online zostanie ogłoszona w dniu 17 września 2023 r. do godz. 24:00 czasu polskiego, czyli 2 dni po zakończeniu naboru.
11. O udziale w Kwalifikacjach stacjonarnych decyduje Wykonawca w porozumieniu z podmiotami, o których mowa w ust. 6. Intencją Organizatora i Wykonawcy jest zapewnienie możliwości udziału w Kwalifikacjach stacjonarnych jak największej liczbie chętnych.
12. Lista drużyn uczestniczących w kwalifikacjach stacjonarnych zostanie ogłoszona na 2 dni przed rozpoczęciem danego turnieju stacjonarnego.
13. W niedzielę 24 września 2023 r. o godz. 18:00 czasu polskiego odbędzie się losowanie grup w kwalifikacjach online. Udział drużyn, w tym opiekunów
    i sędziów, w ceremonii losowania jest mile widziany. E-mail z podaniem daty losowania oraz terminarz rozgrywek zostanie wysłany do uczestników, ich opiekunów i sędziów do 17 września 2023 r. do godziny 24:00 czasu polskiego.

Zasady Kwalifikacji Stacjonarnych i Online

§ 5

1. Do 25 września 2023 r. do godziny 24:00 czasu polskiego Wykonawca ogłosi na stronie internetowej http://polonica.org.pl/wojtek4/ listę uczestników
   i harmonogram Kwalifikacji.
2. Szczegółowy terminarz rozgrywek zostanie ogłoszony przez Wykonawcę po losowaniu grup.
3. Do Finału awansują 24 drużyny.
4. Awans do Finału można zdobyć podczas kwalifikacji stacjonarnych (12 drużyn) albo online (12 drużyn).
5. Szczegółowe zasady rozgrywania kwalifikacji stacjonarnych, w szczególności miejsca ich rozgrywania, liczbę drużyn awansujących do finału oraz sposób zgłaszania drużyn określa Załącznik nr 2 do Regulaminu.
6. Szczegółowe zasady rozgrywania kwalifikacji online, w szczególności podział na regiony (konieczny ze względu na strefy czasowe) i liczbę grup w każdym regionie określa Załącznik nr 2 do Regulaminu.
7. Etap I Turnieju zostanie zakończony w momencie wyłonienia 24 drużyn.
8. Po Etapie I Turnieju, Sędziowie sporządzą Protokół Turnieju, stanowiący Załącznik nr 6 do Regulaminu, informujący o kwalifikacji do Finału.

Etap II – Finał
Organizacja Finału

§ 6

1. Finał odbędzie się stacjonarnie w Warszawie w dniach 12-17 maja 2024 r.
2. Rozgrywki stacjonarne odbędą się w dniach 13-16 maja 2024 r.
3. W ramach organizacji Finału w trybie stacjonarnym, Organizator zapewnia uczestnikom i ich opiekunom:
   • zakwaterowanie na czas trwania turnieju w dniach 12-17 maja 2024 r.;
   • w dniu 12 maja posiłek w godzinach popołudniowych;
   • wyżywienie w formie stołu szwedzkiego w dniach 13-16 maja 2024 r.;
   • posiłek w dniu 17 maja do godzin południowych;
   • możliwość uczestnictwa w wybranych przez siebie wydarzeniach o charakterze edukacyjnym, wpisanym w ustawową działalność Organizatora, z zastrzeżeniem możliwości ich organizacji dla wybranych uczestników turnieju, w odniesieniu do ich wieku.

Ubezpieczenie i opieka nad niepełnoletnimi

§ 7

1. W przypadku uczestnictwa w turnieju osób niepełnoletnich, rodzic/opiekun prawny, nauczyciel lub inna osoba pełnoletnia, której powierzono opiekę nad uczestnikiem turnieju, zwany dalej „opiekunem”, akceptując Regulamin i uczestnicząc w turnieju pełni rolę opiekuna faktycznego i odpowiada za uczestnika turnieju.
2. Każdy uczestnik turnieju i opiekun powinien zabezpieczyć się, we własnym zakresie, w związku z możliwością wystąpienia nieszczęśliwych zdarzeń powodujących konieczność korzystania z opieki zdrowotnej, przyjmowanych leków, poprzez w szczególności:

• zapewnienie odpowiedniej ilości i dostępności lekarstw;
• zawarcie umowy/polisy ubezpieczeniowej, takiej jak między innymi ubezpieczenie turystyczne lub/i EKUZ obejmującej w szczególności:

1. ubezpieczenie zdrowotne pokrywające koszty między innymi opieki podstawowej, specjalistycznej i szpitalnej;
2. zakup leków;
3. ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
4. Wyliczenie, o którym mowa w ust. 2, ma charakter przykładowy. Organizator dołoży wszelkich starań do bezpiecznego przeprowadzenia turnieju, ale nie odpowiada za zdarzenia nieszczęśliwe, nieprzewidziane oraz za winę w nadzorze opiekunów nad uczestnikami turnieju.

Uczestnicy turnieju, zasady uczestnictwa

§ 8

1. Finał ma charakter zamknięty. W Finale biorą udział 24 drużyny wyłonione podczas Etapu I – Kwalifikacji Stacjonarnych i Online.
2. W razie rezygnacji drużyny, która zajęła premiowane awansem miejsce, Organizator zaprasza następną w kolejności drużynę z Etapu I, która zdobyła kolejną, największą liczbę punktów.
3. W celu potwierdzenia udziału w Turnieju, zwycięskie drużyny Etapu I – Kwalifikacji Stacjonarnych i Online wypełniają ponownie Załącznik nr 1 oraz przesyłają jego skan na adres e-mail: [email protected] do dnia 31 marca 2024 r.
4. Opiekun drużyny jest zobowiązany dostarczyć oryginał wypełnionego Załącznika nr 1 koordynatorowi turnieju przed rozpoczęciem turnieju.

Zwrot kosztów podróży uczestnikom turnieju i ich opiekunom

§ 9

1. Organizator planuje zwrot kosztów podróży uczestnikom i ich opiekunom
   z miejsca ich zamieszkania do miejsca rozgrywania Finału rozgrywek.
2. Ze względu na to, że Organizator dysponuje środkami budżetowymi Skarbu Państwa, które są mu przyznawane na dany rok budżetowy, ostateczna decyzja o zwrocie kosztów podróży zostanie podjęta w 2024 r., a uczestnicy i ich opiekunowie zostaną o tym poinformowani najpóźniej na 60 dni przed rozpoczęciem Finału.
3. Zwrot kosztów podróży uczestnikom i ich opiekunom nastąpi na zasadach określonych w zarządzeniu. Niniejsze zapisy stanowią wyciąg z zarządzenia Prezesa IPN–KŚZpNP nr 49/17 z dnia 28 sierpnia 2017 r. w sprawie zwrotu kosztów podróży uczestnikom spotkań organizowanych przez IPN–KŚZpNP zmienionego zarządzeniem nr 64/18 z dnia 24 października 2018 r. dostosowane do potrzeb niniejszego turnieju. Koordynator turnieju, na żądanie uczestnika turnieju albo opiekuna, udostępnia kopię zarządzenia.
4. Zwrot jest liczony od miejscowości, w której uczestnik albo opiekun ma miejsce zamieszkania do miejsca organizacji turnieju (w obie strony).
5. Zwrotowi podlegają koszty biletów lub faktur obejmujących cenę biletu środka transportu z datą podróży docelowej maksymalnie 4 dni przed rozpoczęciem turnieju oraz datą podróży powrotnej maksymalnie 4 dni po zakończeniu turnieju.
6. Podróż powinna odbywać się ekonomicznym środkiem transportu.
7. Uczestnikowi i opiekunowi przysługuje zwrot kosztów podróży w wysokości udokumentowanej ewidencją przebiegu pojazdu albo biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, nie więcej niż w kwocie do:

• 400 euro na osobę dla podróży kontynentalnych;
• 1200 euro na osobę dla podróży międzykontynentalnych.

8. Zwrot kosztów podróży następuje na podstawie:

• ewidencji przebiegu pojazdu, której wzór stanowi Załącznik nr 8 do Regulaminu – w przypadku podróży odbywanej samochodem osobowym niebędącym własnością IPN; do ewidencji przebiegu pojazdu należy załączyć kopię dowodu rejestracyjnego samochodu osobowego; jeżeli uczestnik nie jest właścicielem albo współwłaścicielem samochodu osobowego do ewidencji należy załączyć oświadczenie właściciela samochodu osobowego o jego udostępnieniu uczestnikowi,
• formularza zwrotu kosztów podróży (Załącznik nr 9), w przypadku podróży służbowej odbywanej innym środkiem transportu niż samochód osobowy; do formularza należy załączyć oryginał biletu albo faktury.

9. Zwrot następuje przelewem na konto bankowe albo gotówką za zgodą Dyrektora Generalnego IPN tylko w uzasadnionych przypadkach.
10. Ewidencję albo formularz składa się najpóźniej 30 dni od dnia odbycia podróży.
11. Stawka zwrotu kosztów za jeden kilometr przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego wynosi 0,35 zł.
12. W przypadku, gdy jednym samochodem osobowym podróżuje więcej niż jeden uczestnik i/lub opiekun, koszt przejazdu zwracany jest jedynie posiadaczowi samochodu.

Zasady rozgrywek

§ 10

1. W celu sprawnego przeprowadzenia turnieju Organizator zastrzega sobie możliwość powołania sędziów zewnętrznych.
2. Zasady przebiegu turnieju finałowego stanowią Załącznik nr 7, który zostanie podany do publicznej wiadomości do 31 marca 2024 r.
3. Zasady rozgrywek w poszczególnych dyscyplinach (tj. w gry Miś Wojtek, gry z serii Gwiaździsta Eskadra oraz ZnajZnak stanowią Załączniki nr 3, nr 4 i nr 5).

Nagrody

§ 11

1. Efektem określenia rankingu drużyn jest wyłonienie laureatów turnieju, zdobywców miejsc od pierwszego do piątego.
2. Wyniki turnieju zostaną opublikowane na stronie internetowej Organizatora, jego mediach społecznościowych oraz na stronie http://polonica.org.pl/wojtek4/ oraz w mediach społecznościowych z nią powiązanych.
3. Nagrodami w turnieju są:
   • dla uczestników turnieju i ich opiekunów:
     1. pokrycie kosztów zakwaterowania i wyżywienia w dniach 12-17 maja
        2024 r.,
     2. wybrane publikacje Wydawnictwa IPN i gadżety IPN;
   • za zajęcie przez drużynę miejsc I-V – dla kapitanów, pomocników i opiekunów drużyn:
     1. pokrycie kosztów zakwaterowania i wyżywienia w dniach 12-17 maja
        2024 r.,
     2. wybrane publikacje Wydawnictwa IPN i gadżety IPN,
     3. nagrody

4. Organizator zastrzega sobie możliwość przyznania dodatkowych nagród pieniężnych.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany formy nagrody, bez zmiany jej ogólnej wartości.
6. W przypadku, gdy całkowita wartość nagród, o których mowa w ust. 3 i 4, dla jednego uczestnika turnieju przekroczy wartość 2000 zł, nagrodzeni zobowiązani są uiścić podatek dochodowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.).
7. Przy obliczaniu całkowitej wartości nagrody w celu spełnienia obowiązku podatkowego, o którym mowa w ust. 6, bierze się pod uwagę:
   • wartość wszystkich nagród rzeczowych,
   • wartość nagród pieniężnych,
   • wartość zakwaterowania i wyżywienia przypadające na każdego uczestnika turnieju.
8. Organizator zobowiązany jest do obliczenia, pobrania od podatnika podatku
   i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W celu wykonania tych czynności Instytut otrzymuje od laureatów dane przekazane
   w protokole odbioru nagród:

• stanowiącym załącznik nr 10 do regulaminu – w przypadku laureatów mających stałe miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• stanowiącym załącznik nr 11 do regulaminu – w przypadku laureatów niemających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zezwolenie na rozpowszechnienie wizerunku

§ 12

1. Uczestnik turnieju może wyrazić zgodę na nieodpłatne wykorzystanie przez Organizatora i Wykonawcę swojego wizerunku zarejestrowanego w trakcie turnieju, promocji turnieju, poprzez wykorzystanie materiałów utrwalonych w czasie jego trwania, przez Organizatora i Wykonawcę: na stronach internetowych, w mediach i oficjalnych profilach społecznościowych, radiu, prasie i telewizji oraz w materiałach naukowych i edukacyjnych w ramach realizacji misji edukacyjnej, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W przypadku niepełnoletniego uczestnika turnieju, zgodę, o której mowa w ust. 1, wyraża rodzic albo opiekun prawny uczestnika turnieju.

Ochrona danych osobowych.
Klauzula informacyjna

§ 13

1. Pozyskane dane osobowe, w tym wizerunek opiekuna, niepełnoletniego uczestnika turnieju oraz laureata przetwarzane będą w celach:

• organizacji i udziału w IV edycji Polonijnego Turnieju Gier Planszowych IPN im. Misia Wojtka;
• wykorzystania zarejestrowanego wizerunku, w związku z oceną i przeprowadzeniem turnieju oraz publikacji listy laureatów na stronach internetowych Organizatora oraz na stronie internetowej http://polonica.org.pl/wojtek4/ oraz w mediach społecznościowych z nią powiązanych poprzez wykorzystanie materiałów powstałych w związku z turniejem, w przypadku wyrażenia zgody;
• zamieszczenia zdjęć, nagrań i relacji z przebiegu turnieju i zajęć poza turniejowych, wręczenia nagród podczas gali finałowej, w radiu, prasie, telewizji, na stronach internetowych, mediach i oficjalnych profilach w mediach społecznościowych Organizatora, na stronie internetowej http://polonica.org.pl/wojtek4/ oraz w mediach społecznościowych z nią powiązanych;
• popularyzacji przyszłych edycji turnieju w radiu, prasie, telewizji, na stronach internetowych mediach i oficjalnych profilach w mediach społecznościowych Organizatora oraz na stronie internetowej http://polonica.org.pl/wojtek4/ oraz w mediach społecznościowych z nią powiązanych poprzez wykorzystanie materiałów powstałych w związku z turniejem, w przypadku wyrażenia zgody;
• zwrotu kosztów podróży uczestnikom i ich opiekunom.

2. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda w zakresie wizerunku uczestnika turnieju zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), lit. b (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy – regulaminu turnieju), lit. c (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) oraz lit. e (wykonywanie zadań w interesie publicznym – art. 53 pkt 5 ustawy o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO.
3. Administratorem danych osobowych jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Janusza Kurtyki 1, 02-676 Warszawa.
4. Administrator danych osobowych zapewnia odpowiednie technologiczne, fizyczne, administracyjne i proceduralne środki ochrony danych, w celu ochrony i zapewnienia poufności, poprawności i dostępności przetwarzanych danych osobowych, jak również ochrony przed nieuprawnionym wykorzystaniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych oraz ochrony przed naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych.
5. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: [email protected], adres do korespondencji: ul. Janusza Kurtyki 1, 02-676 Warszawa, z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych;
6. Odbiorcami danych osobowych są podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy niezbędne do realizacji IV edycji Polonijnego Turnieju Gier Planszowych IPN im. Misia Wojtka.
7. Odbiorcami danych osobowych mogą być upoważnione przez Administratora danych podmioty oraz podmioty, które mają prawo do wglądu na mocy odrębnych przepisów prawa.
8. Dane osobowe, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane:

• przez czas niezbędny do przeprowadzenia turnieju;
• do momentu zakończenia publikacji na stronach internetowych, mediach i oficjalnych profilach w mediach społecznościowych Organizatora oraz na stronie internetowej http://polonica.org.pl/wojtek4/ i w mediach społecznościowych z nią powiązanych;
• zakończenia działalności popularyzatorskiej, publikacyjnej, o której mowa w ust. 1 pkt 3 i 4;
• do czasu wycofania zgody w przypadku o którym mowa ust. 1 pkt 3;
• w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego zgodnie z rzeczowym wykazem akt obowiązującym u Organizatora.

9. Osobom, o którym mowa w ust. 1, przysługuje prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo przenoszenia danych.
10. Osobom, o którym mowa w ust. 1, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie tych danych osobowych narusza przepisy RODO.
11. Osobom, o którym mowa w ust. 1, w każdej chwili przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie w jakim przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Przepisy końcowe

§ 14

1. Wątpliwości regulaminowe rozstrzyga zespół sędziowski turnieju
   w porozumieniu z Organizatorem. Jego decyzja jest ostateczna.
2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminów oraz godzin rozgrywek
   z przyczyn niezależnych od Organizatora. Jedynym celem takiej zmiany będzie sprawne i sprawiedliwe przeprowadzenie rozgrywek.
3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w regulaminie
   z przyczyn niezależnych od Organizatora. Jedynym celem takiej zmiany będzie sprawne i sprawiedliwe przeprowadzenie rozgrywek.
4. Wszelkie dokonane przez Organizatora zmiany Regulaminu stają się obowiązujące po opublikowaniu ich na stronie internetowej Organizatora i poinformowanie
   o tym uczestników konkursu i ich opiekunów z odpowiednim wyprzedzeniem.